De manier waarop je je Out of Office of Afwezigheidsbericht instelt hangt af van de e-mailmethode die je gebruikt. Ik leg ze hieronder voor je uit.

IMAP

Dit is de standaard methode die je bij zo goed als iedere webhoster krijgt.

Via RoundCube Webmail

Hier stel je het afwezigheidsbericht in via de webmail (RoundCube).

1. Open je webmail: https://nlrtmweb01.spixels.nl/webmail/.
2. Log in met je e-mailadres en je wachtwoord.
3. Ga naar Instellingen.
4. Klik op Afwezigheidsbericht.
5. Vul het onderwerp in van de e-mail die het afwezigheidsbericht bevat.
6. Type de inhoud van de e-mail die je wilt sturen.
7. Geef een ‘start tijdstip‘ en een ‘eind tijdstip‘ op voor het afwezigheidsbericht.
8. Zet de status op ‘Aan‘.
9. Stel voor de zekerheid je e-mailadres in als ‘Antwoord-afzender adres‘ en ‘Mijn e-mailadressen‘.
10. Stel een Antwoordinterval in van minimaal 1 dag.
11. Maak een keuze bij ‘Actie voor inkomend bericht‘. Mijn advies is ‘Bewaren‘, zodat je de binnenkomende mailtjes niet kwijtraakt.
12. Klik op Opslaan om je afwezigheidsbericht in te schakelen.

Wil je je afwezigheidsbericht uitschakelen voor de datum en tijd die je hebt ingesteld bij ‘Eind tijdstip’?

Zet dan de Status op Uit en klik op Opslaan.

Microsoft 365

Als je gebruikmaakt van Microsoft 365 via Spixels, dan kun je je Out of Office op 2 manieren instellen.

Via Outlook

1. Selecteer op het tabblad Beeld de optie Weergave-instellingen in de nieuwe Outlook.
2. Selecteer Accounts > Automatische antwoorden.
3. Selecteer de wisselknop Automatische antwoorden inschakelen.
4. Selecteer Alleen antwoorden verzenden tijdens een bepaalde periode en voer de begin– en eindtijd in.
5. Voer onder Automatische antwoorden binnen jouw organisatie verzenden het bericht in dat je wilt verzenden terwijl je afwezig bent. (Je kunt de opmaakopties gebruiken voor tekstuitlijning, kleur en nadruk.)
   
   Als je automatische antwoorden naar andere personen wilt instellen, selecteer je Antwoorden buiten jouw organisatie verzenden en voeg je vervolgens een afzonderlijk bericht toe voor die doelgroep.
   
   Als je antwoorden buiten jouw organisatie verzendt, wordt jouw automatische antwoord verzonden op elke e-mail die je ontvangt, inclusief nieuwsbrieven, advertenties en mogelijk ongewenste e-mail. Als je automatische antwoorden wilt verzenden naar personen buiten jouw organisatie, raden we je aan om Alleen antwoorden naar contactpersonen verzenden te kiezen.
6. Wanneer je klaar bent, selecteer je Opslaan.

Via Microsoft 365 Webmail

1. Selecteer boven aan de pagina het pictogram Instellingen > Mail > Automatische antwoorden in de webversie van Outlook of Outlook.com.
2. Selecteer de wisselknop Automatische antwoorden inschakelen.
3. Schakel het selectievakje Antwoorden alleen tijdens een bepaalde periode verzenden in, en voer vervolgens een begin- en eindtijd in.
   
   Als je geen periode instelt, blijft je automatische antwoord aan staan, totdat je het uitschakelt door de wisselknop Automatische antwoorden aan te selecteren.
4. Schakel het selectievakje in voor een van de volgende opties die je wilt gebruiken:
   • Mijn agenda voor deze periode blokkeren
   • Automatisch nieuwe uitnodigingen weigeren voor gebeurtenissen die zich tijdens deze periode voordoen
   • Mijn vergaderingen weigeren en annuleren tijdens deze periode
5. Typ in het vak onder in het venster het bericht dat je naar mensen wilt verzenden tijdens de periode dat je afwezig bent.
   
   Als je wilt, kun je met behulp van de opmaakopties bovenaan het vak het lettertype en de kleur van de tekst wijzigen of je bericht op andere manieren aanpassen.
6. Als je wilt dat afzenders buiten je organisatie automatische antwoorden ontvangen, schakel je het selectievakje Antwoorden buiten je organisatie verzenden in en voeg je in het tekstvak eronder een afzonderlijk bericht toe voor die doelgroep.
   
   Als je antwoorden buiten je organisatie verzendt, wordt je automatische antwoord verzonden op elke e-mail die je ontvangt, inclusief nieuwsbrieven, advertenties en mogelijk ongewenste e-mail. Als je automatische antwoorden wilt verzenden naar personen buiten je organisatie, raden we je aan om Alleen antwoorden naar contactpersonen verzenden te kiezen.
7. Wanneer je klaar bent, selecteer je Opslaan.

Als je geen periode hebt ingesteld voor automatische antwoorden (stap 3 eerder), moet je deze handmatig uitschakelen. Als je automatische antwoorden wilt uitschakelen, meld je je aan bij Outlook, kies je het pictogram Instellingen > Mail > Automatische antwoorden en selecteer je vervolgens de wisselknop Automatische antwoorden aan.